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?如何开好生产协调会
资讯动态| 浏览量:2092| 2023-07-26 |

“生管组合拳”动作一:生产协调会

通过一系列的项目实践,大家总结出了一套生产运作管理的动作组合。它由六个动作构成,分别是:生产协调会、备料制、日计划、攻关、稽核、考核。

这六个动作都是以天为单位进行的,每天必做。也就是每天必须召开简短有效的生产协调会;每天必须做好物料、资料与设备的检查和准备;每天必须制订明确的生产计划;每天必须组织现场的攻关活动;每天必须对当天工作的实行情况进行跟进稽核;每天必须对当天的任务完成情况进行总结考核。

这六个每日必须做的生产运作管理动作,我把它称为“生管组合拳”。

“生管组合拳”的第一个动作是生产协调会。

大家在企业里面会开很多会,但是生产协调会是大家每天生产运做管理活动的一个龙头会议。为什么呢?第一,它是每天开。第二,它是针对实际生产过程中的问题来开。所以生产协调会是一个实实在在解决问题的会议。

如果你的企业生产协调会开不起来,开不好,你又想要你的企业实际问题快速地得到解决,这是很困难的。很多企业没有生产协调会的概念,一个星期才碰一次头,一个星期才开一次会,问题就已经积累很多了。

生产协调会也就是对整个生产过程当中所出现的问题的快速反应机制,大家企业必须每天开。那么,生产协调会如何才能开出好的效果呢?

如何开好生产协调会

一、时间的控制

时间不要太长。大家一般要求最好是半个小时,超过半个小时会影响正常生产。

因为参加生产协调会的都是实际的生产部门,甚至采购、品质部门都会参加。如果你开的时间太长,那就不仅起不到促进生产的作用,反而会影响生产。

刚开始大家还不会开生产协调会时,会议可能会长一些。但是大家会逐渐压缩,最终以20~30分钟为限。作为一个常规性的会议,每天要搞,绝对不能太长。

二、生产协调会的准备

既然时间短,开生产协调会大家就必须有充足的准备。怎么准备呢?每一个参加生产协调会的人都要把你这一块的信息事先以表单或数据的形式拿到手里。你不要到了现场拍脑袋,凭着记忆说话。你头一天的生产任务完成得怎么样?如果你拿着数据、表单,对着表单三两下说完了,这个时间自然就压缩了。

每个人把自己要讲的东西,不管是生产完成情况,还是生产异常情况,都要以表单的形式带到生产协调会上去。

大家很多企业开会有个很坏的毛病,大家经常信口开河,这样的会议能从早上8点开到晚上8点。所以要想开会有效率,就一定要事先准备,要以表单的形式来开会,要带着表单、数据来,带着表单、数据走。带来的表单和数据里含着已完成的任务和问题。带走的表单和数据里含着新领的任务。

总之围绕着任务进行,任务以数据的形式体现,这是开好生产协调会的基本要求。

会议主持人的准备尤为重要。一般生产协调会都是计划物控部(PMC)主持召开,PMC的计划员、物控员随时要掌握物料和生产的状况。计划员和物控员手里应该也有相应的数据和表单。

如果PMC有这样的数据和表单,生产部门也带着同样的数据和表单,一对比就知道对不对、问题出在什么地方,所以PMC这边自己也必须有充足的准备。

而且在生产协调会上往往还可以做一个订单评审的动作。业务将订单交给PMC以后,PMC和业务部门可以作一个很简单的评估。如果是常规订单,那么PMC和业务部门一沟通,基本上就可以定下来。

如果是非常规的订单,需要跟大家协商,PMC也要做到心中有数:有什么问题,需要跟大家沟通和协调的重点是什么,等等,都要心中有数。这样开生产协调会的时候,PMC经理拿着订单来跟大家讨论,效率就会很高。

三、生产协调会的决议

要开好生产协调会就一定要有决议。这个决议的主要内容就是生产任务的下达。每一次的协调会都要把未来的生产任务(特别是第二天的生产任务)明确地定下来。

这样定下来的任务是大家协商出来的,充分考虑了大家的意见和实际状况,便于大家的实行。

并且,在形成这个任务时,物料、资料等方面的问题,大家还可以再次确认一下,以确保没有问题,这相当于生产任务的评审,经过这样的评审,任务达成率就会大大提高。

既然订单评审、任务评审都是在生产协调会上进行,那么评审和协商的效果就要体现在各个部门的签字上,所以生产协调会是生产任务下达的一个主要形式。

生产任务最好不要采取私下一对一下任务的形式进行,这样的做法效果一般都不好。因为没有谁把别人的安排当回事。所以最好的方式是让领受任务的人当着大家的面来承诺、签字,大家就会产生压力。有的人台下口若悬河,上了台就语无伦次,就是因为面对大家有压力。

所以,要懂得让一个人面对十个人、几十个人去表态,用集体的舆论力量,促使他认真完成任务。当然还必须当着大家的面来检查他的任务完成情况,这才能构成压力。开会就是为了让一个人面对大家,利用1:10的力量做管理。

通过生产协调会来下达任务,谁如果不接受,他必须讲出足够的理由来。参会的都是行家,在这个生产协调会上又不是他一个人懂生产,所以当他拒接生产任务的时候,他也是要面临很大压力的。如果你单独下达任务给他,他有的时候随便讲个理由就把你给堵了。

有些接受任务的部门,你单独下达给他,他就跟你搞名堂了:什么物料问题啊、设备问题啊,他跟你讲一大堆理由。

如果在生产协调会上,他讲物料问题,采购说没有问题,仓库说没有问题,他说设备问题,技术部门说没有问题,工程部门说没有问题,那他就没得说的了。所以生产协调会是任务下达的一种很好的方式。

四、生产异常的解决

生产协调会也是解决生产异常的一个有用的方式。因为生产异常往往不只牵涉到一个部门,它往往牵涉到好几个部门,所以如果生产异常让他们私下去追,部门之间就经常推诿。你推我,我推你,一路推下去,最后不了了之。

如果你在生产协调会上讨论异常,基本上跟异常相关的人都会在场,面对面,有什么问题都好解决。当场解决不了,也可以拿出一个方案来,跟踪解决。

要是问题非常严重,短时间内无法解决(最好以5分钟为限),就需要另做外单独开相关专题会议了。

所以它也是解决生产异常的一个有效的方式,避免了大家私下部门和部门之间相互推诿以及部门(特别是生产部门)满世界找人解决问题的现象。

所以,开好一个生产协调会是发挥计划物控部门作用、作好生产计划统筹非常重要的一个动作。

有些老板为了把这个会开得有效果,一开始都会亲自参加。当然以后并不要求老板每天都参加生产协调会。

生产协调会在领导的支撑下开了起来以后,主要还是要靠PMC来运作。可以说生产协调会是PMC树立权威、发挥作用的一个主战场。PMC有没有作用、有没有权威,就看生产协调会开得怎么样。

会议是树立权威非常有效的一种方式,如果不开会,领导和群众就没有区别,管理者和被管理者就拉不开差距,组织权威就无法树立。因为只有召开会议的时候才看得到组织。平时哪看得到组织?平时看到的都是个人。

所以,个人权威可以不要会议,组织权威则必须通过会议。大家很多企业只有个人权威,没有组织权威,对个人产生很大的依赖,不会开会、不重视会议就是一个重要原因。

民营企业都有这个毛病,就是很不重视会议,导致组织权威缺失。为什么大家很多人、很多打工的到外资企业有恭敬心,到民营企业就没有恭敬心呢?因为民营企业压根不把开会当个事。

权威绝对不是来自职务,权威来自会议。一个会开会的人,只要有一个会议的舞台,久而久之,权威就会集中在他的身上,在大家的心目中,他的威望就会自然而然地上升。你把会议这个舞台撤掉,或者不让他在会议上表现,他的权威就会慢慢淡化。

为什么说PMC的权威与生产协调会有很大的关系呢?因为PMC的职务并没有高过其他部门,它的权威不可能来自职务,只可能来自对会议的主导。

如果它很少开会,不敢开会,或者在会上不敢表态,不敢下决定,不敢追踪,不敢对别人究责,这个PMC就会是一个摆设。

如果PMC能够主导这样的会议,在会上敢表态,敢究责,它的权威就会慢慢树起来。PMC部门就会在这个日复一日的动作中,非常自然地成为生产管理活动的中心。

五、会议决议的检查和落实

生产协调会开完了,实行了没有呢?一定要追踪。生产协调会开完了,每个部门签字了,会议有决议了,但是实行得怎么样呢?PMC自己要检查、跟进。物料这块的问题,物控员跟进;生产这一块的问题,计划员跟进。

另外稽核部要给予大力支撑,特别生产协调会刚开的时候,稽核部要投入很大的力量来检查生产协调会的决议实行情况。

我经常说稽核就是督战队,所以很多项目刚成立PMC、刚开始搞生产协调会的时候,稽核部门要紧紧跟着走,就是大家生产任务的完成情况、实行情况一定要稽核部跟进和检查。

六、检查结果的奖罚

对于检查的结果,要懂得在下一次的生产协调会上进行评比、奖罚。大家不能仅仅检查,检查完了以后就没事了,不是这样的。完成得好就要表扬,完成得不好就要批评。

其实生产协调会既是一个发动会,也是一个总结会,对上一期的生产任务下达的情况、落实的情况进行小结。生产协调会为什么有用?

就是因为它的频率高,每天都有,它每天都在作总结,就跟打扫卫生一样,每天在打扫,你的房子就干净。所以大家开生产协调会对上一期的任务首先要进行回顾总结,这是最基本的。

当然有的企业甚至把稽核的通报也放到生产协调会里头,每天生产协调会开之前,先让稽核部门通报一下,这个也是很有效的动作。

但是稽核部门要通报什么呢?稽核部门要稽核的内容很多,在生产协调会上通报的主要应该是生产任务的完成情况。

大家把这六个方面的工作都实实在在地抓到位,生产协调会就能开出好效果。


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